PPK Pracownicze Plany Kapitałowe

PPK Pracownicze Plany Kapitałowe

W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. 2018 poz. 2215), chcielibyśmy podsumować i przekazać kilka informacji, istotnych z punktu widzenia ochrony danych osobowych, związanych z PPK właśnie.

 

  • KOGO DOTYCZY WPROWADZENIE PPK I OD KIEDY NALEŻY TO ZROBIĆ?

 

Obowiązek prowadzenie PPK odnosi się do:

  1. podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. – od dnia 1 lipca 2019 r.,
  2. podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. – od dnia 1 stycznia 2020 r.,
  3. podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. – od dnia 1 lipca 2020 r.,
  4. pozostałych podmiotów zatrudniających – od dnia 1 stycznia 2021 r.

Dodatkowo w przypadku jednostek sektora finansów publicznych umowę na prowadzenie PPK należy zawrzeć najpóźniej do dnia 10 kwietnia 2021 r.

 

  • JAKI ZAKRES DANYCH OSOBOWYCH MOŻNA POZYSKIWAĆ OD PRACOWNIKÓW W CELU WŁĄCZENIA ICH DO PPK?

 

Pracodawca ma obowiązek przekazać instytucji finansowej, która ma prowadzić PPK dane identyfikujące pracownika, do których należą:

  1. imię (imiona) i nazwisko,
  2. adres zamieszkania,
  3. adres do korespondencji,
  4. numer PESEL,
  5. data urodzenia – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL,
  6. seria i numer dowodu tożsamości (także paszportu)– w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL,
  7. numer telefonu – o ile posiada,
  8. adres e-mail – o ile posiada.

W przypadku przekazywania numeru telefonu i adresu e-mail, nie ma potrzeby, uzyskiwania zgody pracownika.

 

  • JAKA JEST RELACJA PRACODAWCY Z INSTYTUCJĄ FINANSOWĄ WYBRANĄ DO PROWADZENIA PPK?

 

Pracodawca udostępnia wybranej instytucji finansowej dane pracowników, którzy wyrazili wolę przystąpienia do PPK. W momencie otrzymania danych osobowych pracowników instytucja staje się administratorem ich danych w zakresie prowadzenia ich PPK. A zatem:

  1. pracodawca i instytucja finansowa nie zawierają umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
  2. zachodzi pomiędzy nimi relacja administrator-administrator.

 

  • JAK DŁUGO NALEŻY PRZECHOWYWAĆ DANE OSOBOWE ZWIĄZANE Z PPK?

 

Zgodnie ze stanowiskiem UODO, okres przechowywania dokumentacji związanej z przystąpieniem pracowników do PPK pokrywa się z okresem przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Oznacza to, że dokumenty te (a tym samym dane osobowe w nich zawarte) należy przechowywać przez okres 10 lat lub 50 lat,  w zależności od tego czy pracownik został zatrudniony przed czy po 1 stycznia 2021. Należy jednak zaznaczyć, że okres ten może ulec w przyszłości zmianie ze względu na to, że wymiar składki na PPK nie ma wpływu na naliczanie świadczeń emerytalnych i rentowych. W związku z tym postuluje się określenie czasu przechowywania na 5 lat. Tymczasem pozostajemy zgodni ze stanowiskiem UODO w tej sprawie.

 

  • JAKIE DODATKOWE OBOWIĄZKI CIĄŻĄ NA PRACODAWCY Z ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH W RAMACH PPK?

 

Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany do:

  1. uwzględnienia nowej czynności w Rejestrze Czynności Przetwarzania (RCP)
  2. wypełnienia obowiązku informacyjnego wobec pracowników, którzy przystąpili do PPK, w szczególności w zakresie: celu przetwarzania, podstawy prawnej przetwarzania, odbiorcy danych oraz okresu przechowywania.

Powyższe punkty stanowią najważniejsze zagadnienia, w stosunku do których mogą pojawić się wątpliwości.

Temat pozostaje otwarty i będziemy się w przyszłości odnosić do niego rozwijając poszczególne zagadnienia, w razie gdyby nastąpiły ewentualne zmiany w sposobie interpretacji przepisów lub w nich samych.

W razie pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji

PPK Pracownicze Plany Kapitałowe