PPK Pracownicze Plany Kapitałowe
W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. 2018 poz. 2215), chcielibyśmy podsumować i przekazać kilka informacji, istotnych z punktu widzenia ochrony danych osobowych, związanych z PPK właśnie.
- KOGO DOTYCZY WPROWADZENIE PPK I OD KIEDY NALEŻY TO ZROBIĆ?
Obowiązek prowadzenie PPK odnosi się do:
- podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. – od dnia 1 lipca 2019 r.,
- podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. – od dnia 1 stycznia 2020 r.,
- podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. – od dnia 1 lipca 2020 r.,
- pozostałych podmiotów zatrudniających – od dnia 1 stycznia 2021 r.
Dodatkowo w przypadku jednostek sektora finansów publicznych umowę na prowadzenie PPK należy zawrzeć najpóźniej do dnia 10 kwietnia 2021 r.
- JAKI ZAKRES DANYCH OSOBOWYCH MOŻNA POZYSKIWAĆ OD PRACOWNIKÓW W CELU WŁĄCZENIA ICH DO PPK?
Pracodawca ma obowiązek przekazać instytucji finansowej, która ma prowadzić PPK dane identyfikujące pracownika, do których należą:
- imię (imiona) i nazwisko,
- adres zamieszkania,
- adres do korespondencji,
- numer PESEL,
- data urodzenia – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL,
- seria i numer dowodu tożsamości (także paszportu)– w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL,
- numer telefonu – o ile posiada,
- adres e-mail – o ile posiada.
W przypadku przekazywania numeru telefonu i adresu e-mail, nie ma potrzeby, uzyskiwania zgody pracownika.
- JAKA JEST RELACJA PRACODAWCY Z INSTYTUCJĄ FINANSOWĄ WYBRANĄ DO PROWADZENIA PPK?
Pracodawca udostępnia wybranej instytucji finansowej dane pracowników, którzy wyrazili wolę przystąpienia do PPK. W momencie otrzymania danych osobowych pracowników instytucja staje się administratorem ich danych w zakresie prowadzenia ich PPK. A zatem:
- pracodawca i instytucja finansowa nie zawierają umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
- zachodzi pomiędzy nimi relacja administrator-administrator.
- JAK DŁUGO NALEŻY PRZECHOWYWAĆ DANE OSOBOWE ZWIĄZANE Z PPK?
Zgodnie ze stanowiskiem UODO, okres przechowywania dokumentacji związanej z przystąpieniem pracowników do PPK pokrywa się z okresem przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Oznacza to, że dokumenty te (a tym samym dane osobowe w nich zawarte) należy przechowywać przez okres 10 lat lub 50 lat, w zależności od tego czy pracownik został zatrudniony przed czy po 1 stycznia 2021. Należy jednak zaznaczyć, że okres ten może ulec w przyszłości zmianie ze względu na to, że wymiar składki na PPK nie ma wpływu na naliczanie świadczeń emerytalnych i rentowych. W związku z tym postuluje się określenie czasu przechowywania na 5 lat. Tymczasem pozostajemy zgodni ze stanowiskiem UODO w tej sprawie.
- JAKIE DODATKOWE OBOWIĄZKI CIĄŻĄ NA PRACODAWCY Z ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH W RAMACH PPK?
Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany do:
- uwzględnienia nowej czynności w Rejestrze Czynności Przetwarzania (RCP)
- wypełnienia obowiązku informacyjnego wobec pracowników, którzy przystąpili do PPK, w szczególności w zakresie: celu przetwarzania, podstawy prawnej przetwarzania, odbiorcy danych oraz okresu przechowywania.
Powyższe punkty stanowią najważniejsze zagadnienia, w stosunku do których mogą pojawić się wątpliwości.
Temat pozostaje otwarty i będziemy się w przyszłości odnosić do niego rozwijając poszczególne zagadnienia, w razie gdyby nastąpiły ewentualne zmiany w sposobie interpretacji przepisów lub w nich samych.
W razie pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji
PPK Pracownicze Plany Kapitałowe