System naboru elektronicznego kłopoty z identyfikacją ADO

Stosowanie w praktyce przepisów, dotyczących ochrony danych osobowych, nie jest proste. Wynika to przede wszystkim z konieczności odpowiedniego ich interpretowania w przypadku konkretnej sytuacji.

Najczęściej spotykamy się z pytaniami naszych klientów o obowiązek rejestracji danego zbioru danych i zasady zwolnienia z tego obowiązku. Korzystanie z art. 43 Ustawy nie zawsze daje nam ostateczną odpowiedź, zwłaszcza, gdy z jednej bazy danych korzysta kilka podmiotów. Mamy z tym do czynienia chociażby w przypadku korzystania przez szkoły i ich organy prowadzące z elektronicznych systemu naborów uczniów. Kto / jaki podmiot odpowiada za zgłoszenie tego zbioru do rejestru GIODO – szkoła czy jej organ prowadzący?

Poszukiwaliśmy oczywiście informacji w udostępnianych na stronie internetowej GIODO materiałach oraz sprawdzaliśmy w rejestrze już zgłaszanych zbiorów. Mamy tu jednak do czynienia z wzajemnie się wykluczającymi decyzjami– przyjęte zostały zarówno wnioski zgłoszeniowe od poszczególnych szkół jak i od powiatów czy gmin, które deklarują się jako ADO zbioru danych osobowych, przetwarzanego w systemie naboru elektronicznego.

Zgodnie z definicją Administrator Danych Osobowych decyduje o celach i środkach przetwarzania danych. W przypadku systemów elektronicznego naboru do szkół to organ prowadzący decyduje o wyborze systemu (i podpisuje umowę z dostawcą systemu) a następnie udziela danych dostępowych do systemu dyrektorom placówek.

Zwróciliśmy się do Departamentu Rejestracji Administratorów Bezpieczeństwa Informacji i Zbiorów Danych Osobowych z prośbą o wytyczne jak należy postępować.
Podzielimy się informacją jak tylko otrzymamy odpowiedź.

Tytuł artykułu: System naboru elektronicznego kłopoty z identyfikacją ADO